Les sites web sont des outils essentiels pour les membres de Forus - les plateformes nationales et régionales de la société civile - afin d'engager les membres, de partager des informations et de coordonner les efforts. La conception d'un site web à cette fin nécessite une approche structurée, des objectifs clairs et un souci d'inclusivité. Voici un guide détaillé, élaboré avec le soutien du groupe de travail Forus sur la communication, qui répond aux besoins spécifiques des organisations de la société civile. Pour plus d'informations, vous pouvez visiter la Clinique de communication Forus.

1. Concevoir un cahier des charges pour votre webmestre pour un site web nouveau ou existant : Éléments clés à inclure et questions à poser

Comment aligner notre vision sur les capacités techniques du webmestre et garantir la clarté tout au long du processus ?

C'est l'occasion de s'asseoir avec vos membres et vos équipes pour définir comment le site web peut soutenir vos objectifs de communication, de plaidoyer et de renforcement des capacités.

Définissez l'objectif principal du site web et le type de contenu que vous êtes le plus susceptible de télécharger, ainsi que la fréquence en fonction de vos ressources humaines et du type de contrat que vous souhaitez conclure avec le webmestre. Vous trouverez ci-dessous quelques questions pour vous aider à conceptualiser votre site web :

Finalité et objectifs

• Quels sont les principaux objectifs du site web - il peut s'agir de sensibiliser, d'héberger des ressources pour les membres, de présenter des exemples d'impact, d'organiser des événements, etc.
• Comment le site web s'intègre-t-il dans nos stratégies plus larges de communication et de plaidoyer ?
• Avons-nous besoin de fonctionnalités telles qu'une zone réservée aux membres, des cartes interactives ou des calendriers d'événements pour soutenir nos objectifs, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires ?

Planification du contenu

• Quels types de contenus allons-nous mettre en ligne ? Articles de blog, rapports, multimédia (vidéos, podcasts) ?
• À quelle fréquence prévoyons-nous de mettre le contenu à jour ?
• Qui, au sein de l'organisation, sera responsable de la création et de la mise à jour du contenu ? Devons-nous prévoir l'aide d'une personne externe ?

Expérience de l'utilisateur et besoins du public

• Quel est notre public principal ? Les membres, les donateurs, les décideurs politiques, le public ?
• Quelles actions voulons-nous que les utilisateurs entreprennent sur le site web ? Télécharger des ressources, s'inscrire à des événements, participer à nos campagnes, faire des dons ou nous contacter ?
• Existe-t-il des besoins spécifiques en matière d'accessibilité ou de langues (par exemple, pour les utilisateurs malvoyants ou si le site web doit être traduit en plusieurs langues) ?

Exigences techniques et de conception

• Mon organisation a-t-elle une marque et une identité graphique qui doivent être reflétées sur le site web ?
• Avons-nous des images de nos membres de grande qualité que nous pouvons utiliser pour présenter notre travail ?
• Quelles sont les caractéristiques essentielles de notre site web et pourquoi ? Connexion sécurisée pour les membres, dépôts de documents, outils de visualisation des données ?
• Avons-nous besoin que le site web s'intègre à d'autres outils ou plateformes, tels que les médias sociaux ou les systèmes de marketing par courriel pour envoyer des bulletins d'information (comme Mailchimp) ?
• De quel niveau d'assistance avons-nous besoin de la part du webmestre ? Maintenance continue, dépannage ponctuel ou formation du personnel interne ?

Budget et ressources - comment les rendre durables ?

• Quel est notre budget pour la conception initiale ?
• Quel est le budget pour la maintenance et quels sont les coûts récurrents par an (il peut s'agir de l'hébergement, du nom de domaine et des ressources humaines) ?
• Existe-t-il des subventions ou des partenaires externes susceptibles de financer des caractéristiques ou des améliorations spécifiques ?

2. Préciser les exigences techniques avec le webmestre

Identifiez les fonctionnalités essentielles de votre site web, telles que l'inclusion d'une section réservée aux membres, l'intégration de cartes pour mettre en évidence la diversité du réseau, ou la capacité d'héberger du contenu multimédia tel que des podcasts et des vidéos. 
Mentionnez les normes d'accessibilité (par exemple, la conformité aux lignes directrices WCAG) et la prise en charge du multilinguisme si vous opérez dans des régions où les langues sont diverses.

Critères de recrutement d'un webmestre :
Recherchez :

• Des compétences en matière de conception de sites web accessibles et d'expérience utilisateur (UX).
• Expérience des systèmes de gestion de contenu (CMS) tels que WordPress, Drupal ou Joomla.
• Soutien au renforcement des capacités du personnel de la société civile.
• Capacité à mettre en œuvre des systèmes de connexion sécurisés pour les espaces privés tels que les sections réservées aux membres (si nécessaire).
• Compétences en matière d'intégration d'outils tels que des cartes interactives ou des tableaux de bord de visualisation de données.
• Une ventilation claire des coûts - chaque élément, du nom de domaine aux coûts d'hébergement, en passant par les certificats de sécurité, la conception et la mise en œuvre de l'identité visuelle,
• doit être ventilé séparément.
  Un portfolio et un CV avec des exemples de sites web conçus précédemment ainsi que des références de clients.

Exemple de mission pour un webmestre :

Chargez le webmestre de concevoir un modèle de page d'accueil comprenant un moyen de montrer l'impact de votre réseau (par exemple, visualisation et données) et une section pour les mises à jour et les nouvelles. Utilisez ce test pour évaluer leur compréhension des objectifs et des valeurs de votre organisation.

Contenu des propositions

Les développeurs web doivent inclure dans leur proposition les éléments suivants :

• Une décomposition détaillée des coûts, y compris les coûts cachés éventuels, pour une transparence totale.

  • Coûts de conception : élaboration de l'architecture du site, création des maquettes et du design visuel.

  • Coûts de développement : codage, intégration des fonctionnalités, outils de cartographie et de visualisation de données.

  • Coûts de formation : sessions de formation, production de guides ou tutoriels.

  • Coûts divers : frais liés aux outils tiers (API, bibliothèques logicielles), certifications, ou tout autre service additionnel nécessaire.

  • Coûts récurrents :

    • Coûts liés à l’hébergement : suggestions de solutions d’hébergement, estimation des frais annuels et options de renouvellement.
    • Coûts de maintenance : suivi technique post-livraison, mises à jour régulières, correction des bugs.
    • Coûts de sécurité : intégration de protocoles de sécurité, protection des données personnelles, tests de vulnérabilité.

• Une description précise de chaque composante du projet, accompagnée d'une ventilation des coûts par phase ou tâche.

• Des exemples de travaux antérieurs similaires, avec des liens vers des sites ou des projets achevés.

• Une maquette ou prototype du site à présenter comme exercice pratique, démontrant la compréhension du cahier des charges.

• Une liste des outils et technologies qui seront utilisés pour le développement du site, avec une explication de leurs choix.

• Les conditions et les modalités de maintenance après la mise en ligne du site.

• Compréhension du contexte de la société civile, en détaillant dans un court paragraphe la compréhension du contexte et leur vision pour votre projet.

Exemples tirés du réseau Forus : Abong, membre de Forus au Brésil, utilise une carte interactive pour présenter la diversité de ses membres : https://abong.org.br/
NNNGO, membre de Forus au Nigeria, utilise des photos de ses membres pour montrer l'impact de ses activités, ainsi qu'un menu clair, facile à parcourir, qui rend sa mission immédiatement compréhensible : https://nnngo.org/
NNNGO, membre de Forus au Nigeria, a également élaboré un atlas des OSC : https://csoatlas.com/
BOCONGO, membre de Forus au Botswana, a intégré un espace réservé aux membres sur son site web afin d'améliorer la coordination de la société civile dans le pays : https://bocongo.org/
Coordination SUD, membre de Forus en France, a intégré une fenêtre contextuelle sur son site web qui invite immédiatement à s'abonner à sa lettre d'information afin d'accroître la portée et la visibilité de ses actions : https://www.coordinationsud.org/
FINGO, membre de Forus en Finlande, dispose d'un site web fonctionnel qui offre la possibilité d'accéder au contenu dans les langues locales et autochtones : https://fingo.fi/en/finnish-development-ngos-fingo/

3. Choisir des solutions d'hébergement sécurisées et conviviales - Questions clés à poser :
Le fournisseur d'hébergement propose-t-il des certificats SSL pour une navigation sécurisée ?
Existe-t-il un support pour la création et le maintien d'espaces privés réservés aux membres ?
Quelles sont les options de sauvegarde disponibles pour se prémunir contre la perte de données ?
Lorsque vous choisissez un fournisseur d'hébergement, tenez compte de la fiabilité, de l'assistance, des performances et de l'emplacement des centres de données qui correspondent à la géographie de votre public - donc à votre région. 

• Emplacement du serveur : Choisissez un fournisseur dont les centres de données sont proches de votre public principal afin de minimiser les temps de latence.
• Évolutivité : Veillez à ce que le plan d'hébergement puisse évoluer en fonction des besoins de votre organisation.
• Sécurité : Recherchez des certificats SSL, des pare-feu et des sauvegardes régulières.
• Assistance : Privilégiez une assistance clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, surtout si vous ne disposez pas de compétences informatiques en interne.
• Budget : Évaluez les coûts de l'installation initiale et de la maintenance à long terme
  
  
•  Vous trouverez ci-dessous des exemples d'options d'hébergement dans différentes régions :
• Afrique - Afrihost (Afrique du Sud) : Abordable et fiable, idéal pour les petites et moyennes organisations.
• Truehost Africa (Kenya, Nigeria, Afrique du Sud) : Propose des centres de données locaux et des prix adaptés aux débutants.
• HostAfrica : Spécialisé dans l'hébergement VPS, avec une forte présence dans toute l'Afrique.
• Europe et Amérique du Nord - Fournisseurs d'hébergement européens qui offrent de solides lois sur la confidentialité des données (conformité GDPR).
• SiteGround (Bulgarie) : Offre une sécurité solide, des temps de chargement rapides et une assistance.
• IONOS (Allemagne) : Hébergement convivial avec un service client efficace.
• LatinCloud (Argentine, Brésil, Mexique) : Spécialisé dans l'hébergement en nuage avec des performances fiables.
• Hostinger (mondial, siège en Lituanie) : Plans abordables et forte présence en Asie.
• Amazon Web Services (AWS) : Évolutifs et flexibles, parfaits pour les projets à grande échelle.
• Google Cloud Platform (GCP) : Offre une infrastructure robuste et une intégration avec d'autres services Google.
• Cloudflare : Un CDN mondial et une solution d'hébergement pour la vitesse et la sécurité.

4. Flux de travail pour une conception inclusive : structure, couleurs et accessibilité
L'inclusion est cruciale pour les OSC qui servent diverses communautés au niveau national, régional et mondial, y compris les personnes handicapées.

• Conseils pour une conception inclusive :
• Utilisez une hiérarchie claire avec des titres et des sous-titres (H1, H2, H3).
• Divisez le texte en sections plus petites, complétées par des images ou des icônes.
• Optez pour des combinaisons de couleurs contrastées afin de faciliter la lecture.
• Testez les conceptions à l'aide d'outils tels que WebAIM Contrast Checker.
• Demandez un soutien aux organisations de la société civile qui défendent les droits des personnes handicapées.
  Exemple du réseau Forus : Coopération Canada, membre de Forus, a inclus diverses options pour les personnes qui ont besoin d'aide pour naviguer sur son site web : https://cooperation.ca/

5. Conseils généraux pour les sites web de la société civile

• Conception axée sur le mobile
• Éléments interactifs : Inclure une carte dynamique pour présenter les projets, les partenariats ou la diversité régionale.
• Ajoutez les news et un calendrier des événements pour tenir votre public informé.
• Expérience utilisateur simplifiée :La navigation doit rester simple et se concentrer sur les éléments essentiels tels que les coordonnées, les ressources et les principales mises à jour.
• Mesures de sécurité : Utilisez l'authentification multi-facteurs (MFA) pour les zones privées. Assurez des mises à jour et des sauvegardes régulières pour vous prémunir contre les violations.
• Culturel et linguistique : Dans la mesure du possible, traduisez le contenu dans les langues locales appropriées.
• Utilisez des images et des exemples qui reflètent vos membres.

6. Exemples de fournisseurs et de créateurs de sites web
What the Web : sites web d'organisations à but non lucratif, y compris des sessions de renforcement des capacités https://www.whattheweb.org/en/
TechSoup - technologie pour les organisations à but non lucratif (pour des conseils et un soutien en matière de développement numérique) https://www.techsoup.org/
Les créateurs de sites web constituent également une solution pratique pour les organisations de la société civile dont le budget est limité. Ils proposent des modèles préconstruits et une série d'outils pour vous aider à créer et à gérer un site web professionnel avec des ressources humaines internes. Voici quelques-uns des constructeurs de sites web les plus faciles à utiliser :

• Wix
• WordPress.com
• Squarespace
• Weebly
• Strikingly
• Carrd
• Webflow
• Jimdo